<aside> 💰 Tout engagement de frais de la part d’un·e adhérent·e peut faire l’objet d’un remboursement à la condition expresse qu’il ait été :

• proposé avant l’engagement à la Chargée de Développement de son territoire (Hélène, Justine ou Mahaut) et validé par e-mail,
• et que, conforme à la proposition, il fasse l’objet d’un justificatif.

</aside>

Les frais remboursables par les Bureaux du Cœur

En tant qu'association vivant de dons, adhésions et subventions, nous nous devons d'utiliser nos ressources de façon responsable et raisonnée.

Exemple de frais remboursés :

• Frais kilométriques
• Frais liés au déplacement et hébergement pour le Campus annuel
• Organisation d'un événement de promotion de la Délégation : les délégué·e·s et référent·e·s ont en effet la possibilité d’organiser un événement sur leur territoire. Avant tout envoi d’invitations ou toute communication, il est demandé aux bénévoles de consulter la Direction Générale, en précisant les modalités de l’événement dont le budget, afin d’obtenir une validation expresse de Kinda, la Directrice Générale.

Exemple de frais non remboursés :

• Frais de transport non justifiés
• Éléments de communication non validés par l'équipe permanente

Dans le même temps que l’association se refuse à imposer toute dépense relevant de l’activité bénévole, il est rappelé à chaque adhérent·e dans le cas d’un choix de dépense de choisir l’option la moins coûteuse.

Abandon de frais

Les frais engagés par le bénévole et non remboursés constituent un don au bénéfice de l’association. L’association délivre un reçu fiscal permettant de bénéficier de la réduction d’impôt en vigueur pour une association d’intérêt général, soit 66%.

Vous pouvez demander ce reçu fiscal à Lisa en joignant vos justificatifs ainsi que votre adresse pour l’édition du reçu fiscal.

Comment me faire rembourser mes notes de frais ?

<aside> 💡 Pour simplifier la gestion des notes de frais, le process a changé ! Avant toute chose, demandez à Kinda de vous créer un espace sur notre outil Pennylane en lui précisant votre délégation (elle devra entrer cette information dans l’outil pour la validation de vos notes de frais). Complétez-y votre RIB et les informations demandées.

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Pour les notes de frais hors indemnités kilométriques (train, hébergements, événements…)